conservation des bulletins de salaire par l employeur

Bonjour Mon ancien employeur a perçu mes IJSS de paternité. Mais il n'en a pas tenu compte sur le bulletin de salaire en me maintenant celui-ci à 100%. Cependant, je trouve sur ma déclaration d'impôt prérempli le montant des IJSS à déclarer en plus de mon salaire. Ai-je un recours pos Profilsouhaité Expérience. 1 an - exigé Cette expérience est indispensable; Formation. CAP, BEP et équivalents commerce - EMPLOYE POLYVALENT LIBRE SERVICE Cette formation est indispensable Compétences. Accueillir une clientèle Cette compétence est indispensable; Chaîne du froid Cette compétence est indispensable; Contrôler l'état de Ledécret du 16 décembre 2016 oblige également les employeurs à garantir la disponibilité des fiches de paie soit pendant un minimum de 50 ans soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. En cas de cessation Conservationbulletins de salaire CESU. Etant employeur et utilisatrice du site CESU pour éditer les feuilles de salaire de mon employé, je souhaite savoir si je dois conserver une impression papier des bulletins de salaire de mon employé, ou si l'archivage fait sur le site CESU est suffisant. Merci d'avance. Vousdevez IMPÉRATIVEMENT être accepté par un centre de formation pour préparer un diplôme BTS Assistant de gestion PME/PMI. L'employeur s'engage à respecter les gestes barrières et les procédures de lutte contre la COVID19. Type de contrat Contrat à durée déterminée - 24 Mois Cont. professionnalisation Durée du travail 35H Horaires normaux nonton film the good dinosaur sub indonesia. Bulletin 8-4 - Participation employeur santé ou/et prévoyance titulaire CNRACL Collectivité + 20 agents FNAL à 0,50 % et pas d’indemnité de résidence Participation employeur 15 € bruts par mois versée directement au fonctionnaire TitulaireTemps completRédacteurIM 377NBI 10ZR 31er au 31/07/2016 Resp. serv. populationSFT 2 Éléments de paieBase de calculPart salarialePart patronaleTauxMontantTauxMontantTraitement de base Nouvelle bonification Supplément familial de traitement2 Indemnité de fonction Trannsfert primes/points Cat. B Participation employeur prévoyance 15 € bruts versés à l’agent Brut Cotisation allocations familiales TIB + NBI FNAL + 20 salariés maladie régime solidarité déductible 2 267,91 - 15 x 98,25 % + 98,25 % bruts + 100 % part employeur prévoyance 2 Cotisation CNRACL sur TBI et RAFP plafond 20 % TIB 7 ATIACL 5 de solidarité chômage 6 Cotisation obligatoire centre de additionnelle centre de santé centre de imposable brut - cot. 3 Prévoyance complémentaire 1 Titres-restaurant 4 Contribution sociale généralisée non déductible 2 CRDS 2 Total des retenues HeuresBrutAv. en natureNet fiscalNet imposableNET À € 3 1 Prévoyance complémentaireAgent a choisi de cotiser à raison de 1,20 % du TIB + cotisation ne sera pas déductible du revenu imposable car adhésion employeur considérée comme un complément de salaire par l’Urssaf voir fiche 2-2/11 car adhésion facultative des agents, même si convention de ici 15 € versés directement à l’agent entre donc dans la base soumise à cotisations sociales pour un fonctionnaire CNRACL, CSG et CRDS sans d’assujettissement au forfait social qui a remplacé la taxe de prévoyance de 8 % car adhésion individuelle facultative des agents et donc soumis à toutes les cotisations et contributions.Attention certaines Urssaf considèrent que la participation employeur est exonérée de charges, mais elle devient alors soumise au forfait social chaque agent peut choisir d’adhérer, donc théoriquement pas d’exo..2 CSG/CRDSL’assiette intègre le brut sans la participation prévoyance avec abattement + participation employeur à la prévoyance ici 15 € sans abattement 2 252,91 € x 98,25 % + 15 € = 2 228,48 €. 3 Net imposablePart agent au titre de la prévoyance non déductible du revenu imposable car adhésion participation de l’employeur ici 15 € bruts – CSG déductible est considérée comme un complément de salaire et rentre donc dans la base imposable. 4 Titres-restaurantLa collectivité alloue des titres-restaurant dans les limites paie sa part déduit sur bulletin de d’impact sur net imposable ni sur dépassement participation employeur au-delà 60 % valeur ticket et/ou plafond montant autorisé considéré comme complément salaire et soumis à cotisations et impôt voir fiche 2-2/10. 5 ATIACLAssiette TIB uniquement – pas la NBI. Taux 0,4 % à compter du 6 FDS fonds de solidaritéAssujettissement si TIB + NBI + IR - cotis. CNRACL - RAFP sur IR > traitement correspondant à l’IM 309 1 439,35 € au 1er jjuillet 2016 1 756,09 + 46,58 - 179,19 - 17,56 = 1 605,92 > 1 439,35 donc de prise en compte de la part patronale dans l’assiette considéré comme prestation sociale réponse FDS.Cotisation salariale prévoyance non déductible de l’ brut - participation employeur prévoyance facultative - cotis. CNRACL - cotis. RAFP 2 267,91 - 15 - 179,19 - 17,56 = 2 056,16 7 RAFPL’assiette correspond à l’ensemble des éléments de rémunération soumis à CSG perçus au cours de l’année civile et non soumis à cotisation RAFP indique que la participation employeur entre dans l’assiette si elle est versée à l’agent, ce qui est le cas dans cet exemple, dans la limite de 20 % du TIB. Collectivité + 20 agents FNAL à 0,50 % et pas d’indemnité de résidence Participation employeur 15 € nets versée directement au fonctionnaire TitulaireTemps completRédacteurIM 377NBI 10ZR 31er au 31/07/2016 Resp. serv. populationSFT 2 Éléments de paieBase decalculPart salarialePart patronaleTauxMontantTauxMontantTraitement de base Nouvelle bonification Supplément familial de traitement2 Indemnité de fonction Transfert primes/points Cat. B Participation employeur prévoyance 15 € nets versés à l’agent réintégration charges salariales soit 8 % CSG/CRDS Brut Cotisation allocations familiales TIB + NBI FNAL + 20 salariés maladie régime solidarité déductible 2 269,21 - 16,30 x 98,25 % +16, 98,25 % bruts + 100 % part employeur prévoyance 2 Cotisation CNRACL sur TBI et RAFP plafond 20 % TIB 7 ATIACL 5 de solidarité chômage 6 Cotisation additionnelle centre de santé centre de obligatoire centre de imposable brut - cot 3 Prévoyance complémentaire 1 Titres-restaurant 4 Contribution sociale généralisée non déductible 2 CRDS 2 Total des retenues HeuresBrutAv. en natureNet fiscalNet imposableNET À € 8 3 1 Prévoyance complémentaireAgent a choisi de cotiser à raison de 0,9 % du TIB + cotisation ne sera pas déductible du revenu imposable car adhésion employeur considérée comme un complément de salaire par l’Urssaf voir fiche 2-2/11 car adhésion facultative des agents, même si convention de ici 15 € nets soit 16,30 € brut versés directement à l’agent entre donc dans la base soumise à cotisations sociales pour un fonctionnaire CNRACL, CSG et CRDS sans d’assujettissement au forfait social qui a remplacé la taxe de prévoyance de 8 % car adhésion individuelle facultative des agents et donc soumis à toutes les cotisations et contributions. 2 CSG/CRDSL’assiette intègre le brut sans la participation prévoyance avec abattement + participation employeur à la prévoyance ici 15 € nets reconstitués en bruts soit 8 % CSG/CRDS représentent 16,30 € sans abattement 2 252,91 € x 98,25 % + 16,30 € = 2 229,78 €. 3 Net imposablePart agent au titre de la prévoyance non déductible du revenu imposable car adhésion participation de l’employeur ici 16,30 € bruts est considérée comme un complément de salaire et rentre donc dans la base imposable. 4 Titres-restaurantLa collectivité alloue des titres-restaurant dans les limites paie sa part déduit sur bulletin de d’impact sur net imposable ni sur dépassement participation employeur au-delà de 60 % valeur titre et/ou plafond montant autorisé considéré comme complément salaire et soumis à cotisations et impôt voir fiche 2-2/10. 5 ATIACLAssiette TIB uniquement – pas la NBI. Taux 0,4 % à compter du 01/01/2013. 6 FDS fonds de solidaritéAssujettissement si TIB + NBI + IR - cotis. CNRACL - RAFP sur IR > traitement correspondant à l’IM 309 1 439,35 € au 1er juillet 2016 1 756,09 + 46,58 – 179,19 – 17,56 = 1 605,92 > 1 439,35 donc de prise en compte de la part patronale dans l’assiette considéré comme prestation sociale réponse FDS.Cotisation salariale prévoyance non déductible de l’ brut - participation employeur prévoyance facultative - cotis. CNRACL - cotis. RAFP 2 269,21 - 16,30 - 179,19 - 17,56 = 2 056,16 7 RAFPL’assiette correspond à l’ensemble des éléments de rémunération soumis à CSG perçus au cours de l’année civile et non soumis à cotisation RAFP indique que la participation employeur entre dans l’assiette si elle est versée à l’agent, ce qui est le cas dans cet exemple, dans la limite de 20 % du TIB. 8 NET A PAYERDans ce cas, le net à payer est inférieur de 1,20 € qui correspond aux charges sociales sur la participation de l’employeur 8 % sur la différence de 1,30 € brut.Cas ci-dessus 15 € 15 € nets soit 16,30 € bruts. Le numérique ne bouleverse pas que les business models. Pour le prendre en compte, les règles et les lois sont elles aussi en pleine mutation. Chaque semaine, les avocats Eric Caprioli, Pascal Agosti, Isabelle Cantero et Ilène Choukri se relaient pour nous fournir des clés pour déchiffrer les évolutions juridiques et judiciaires nées de la digitalisation informatique, cybersécurité, protection des données, respect de la vie privée... Aujourd’hui, regard sur la digitalisation des bulletins de paie. Si la mesure peut être une source d'économies, il faut respecter un certain nombre de règles avant de se lancer. Publié le 13 septembre 2016 à 12H00 Ce que la loi travail change pour la digitalisation des bulletins de paie © © Fotolia La digitalisation des bulletins de paie concerne toutes les entreprises et leurs salariés. Pour ces derniers, l’utilité de ces documents n’est pas à démontrer vu le nombre de cas d’usage, ex retraite, ouverture de compte bancaire, demande de crédit, baux d’habitation. Les employeurs ont l’obligation de les émettre pour attester du salaire versé. Mais on estime que le coût de l’édition d’un bulletin de paie pour l’employeur varie entre 18 et 35 euros sans compter qu’il faut le remettre aux salariés et le conserver. Dès lors, "la paie" représente une charge importante pour les entreprises environ 24 millions de salariés représentent près de 280 millions de bulletins de paie par an dans le privé, sans parler de la complexité de son établissement. D’où l’intérêt de passer au numérique et d’encadrer ces changements. La consécration de la digitalisation dans la loi du 12 mai 2009 Cette consécration de la voie électronique était attendue et elle est intervenue avec la loi du 12 mai 2009. Ainsi, selon l’article L. 3243-2 du Code du travail "Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données." Dans le prolongement de la loi, l’AFNOR a adopté en mai 2011 une norme pour "la gestion des bulletins de paie électronique" NF Z42-025. Pour la mise en œuvre du texte, il était important de prévoir les conditions pratiques de ce nouvel usage numérique. Cette norme traite de la mise en place du service de paie électronique, mais également de l’émission du bulletin de paie, de sa remise au salarié, ainsi que de sa conservation et de son accessibilité. Pourtant, alors que tout le monde se félicitait du texte, il s’est avéré a posteriori que le marché français du bulletin de paie électronique peinait à décoller notamment en raison de l’obligation pour l’employeur d’obtenir l’accord du salarié. Cette obligation consistait à protéger les salariés afin qu’ils ne se voient pas imposer des pratiques qui n’étaient pas entrées dans leur quotidien ou dont ils ne voulaient pas. Les résultats n’étant pas à la hauteur des attentes du législateur et des entreprises, un nouvel article vient d’être pris à l’occasion du vote de la la loi dite Travail. Les nouveautés de la loi du 8 août 2016 L’article 54 de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 a modifié l’article L. 3243-2 du code du travail en changeant de logique quant à l’accord du salarié. Ainsi, le nouvel article L. 3243-2 prévoit "Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6. Un décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données. Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d'Etat." Le salarié peut toujours s’opposer à la remise des bulletins de paie par voie électronique, mais il doit faire un acte positif d’opposition et non d’acceptation puisque par défaut, il sera considéré comme ayant accepté la digitalisation. Les Instances Représentatives du Personnel devront être consultées en fonction des dispositions légales applicables. Des exigences de sécurité Désormais, le texte prévoit les garanties de sécurité des bulletins disponibilité, intégrité, confidentialité et accessibilité, ce qui correspond aux fondements de la sécurité des systèmes d’information dans la norme ISO 27001. Il est prévu que les questions de la durée de mise à disposition ainsi que les modalités de l’accessibilité aux bulletins seront fixées par décret après avis de la CNIL. S’agissant du coffre-fort numérique, il existe un référentiel relatif au service de coffre-fort de la CNIL. Conformément à ce référentiel, la CNIL vient de décerner son premier label à la société pour son coffre "CecurCrypt". Un texte n’arrivant jamais seul, signalons le décret n°2016-1073 du 3 août 2016 qui consacre la digitalisation des bulletins de paie dans les administrations centrales, la magistrature et les militaires. Les exigences de sécurité sont quasiment identiques et la conservation des bulletins est assurée par l’Etat au travers de la DGFIP. La loi du 8 août sera applicable à compter du 1er janvier 2017. Au final, c’est une démarche projet que l’entreprise doit suivre afin de respecter l’ensemble des obligations légales et règlementaires. Entreprises, préparez-vous à entrer dans la digitalisation des documents RH ! Eric A. Caprioli, Docteur en droit, Avocat à la Cour de Paris et membre de la délégation française aux Nations Unies Les avis d'experts et points de vue sont publiés sous la responsabilité de leurs auteurs et n’engagent en rien la rédaction. Réagir Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et cycle de vie de la donnée Pour un même traitement, les données personnelles poursuivent des phases successives. On parle de cycle de vie » de la donnée personnelle. Ce cycle connaît trois phases Conservation en base active Il s’agit de la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif finalité du traitement ayant justifié la collecte/enregistrement des données. Par exemple, dans une entreprise, les données d’un candidat non retenu seront conservées pendant 2 ans maximum sauf s’il en demande l’effacement par le service des ressources humaines. En pratique, les données seront alors facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels qui sont en charge de ce traitement ex le service des ressources humaines pour les opérations de recrutement ; Archivage intermédiaire Les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé dossiers clos » mais présentent encore un intérêt administratif pour l'organisme ex gestion d’un éventuel contentieux, etc. ou doivent être conservées pour répondre à une obligation légale par exemple, les données de facturation doivent être conservées dix ans en application du Code de commerce, même si la personne concernée n’est plus cliente. Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées ; Archivage définitif En raison de leur valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place. Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données. L’identification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l’analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation par exemple, l’article L3243-4 du Code du travail impose à l’employeur de conserver un double du bulletin de paie du salarié pendant 5 ans. Toutefois, pour de nombreux traitements de données, la durée de conservation n’est pas fixée par un texte. Il appartient alors au responsable du fichier de la déterminer en fonction de la finalité du traitement. Les outils pour aider à définir les durées Dans le cadre de sa mission d’accompagnement des professionnels, la CNIL a élaboré des outils d’aide à l’identification des durées applicables à la conservation des données, ainsi qu’un guide pour faciliter la mise en œuvre de ce principe. Ces outils sont destinés à tout professionnel, quel que soit son secteur public ou privé et quelle que soit la taille de sa structure. Un guide pratique Le guide pratique des durées de conservation répond aux questions que se posent fréquemment les professionnels, tant sur le principe de la limitation de la conservation des durées que sur sa mise en pratique. Il présente également l’outil référentiel durées de conservation », du point de vue contenu et utilisation. Élaboré en partenariat avec le service interministériel des archives de France SIAF, ce guide pratique explicite comment articuler les obligations du RGPD et celles imposées par le Code du patrimoine. Consulter le guide pratique sur les durées de conservation Des référentiels de durées de conservation L’objectif de ces référentiels est de faciliter la recherche de la durée pertinente, effectuée par le responsable de traitement. Sous forme de tableaux, ils présentent, pour les traitements les plus récurrents dans le secteur concerné, les étapes de la vie des données base active, voire archivage intermédiaire. Les durées mentionnées pour chacune des phases de la vie de la donnée sont soit obligatoires, car imposées par un texte législatif ou réglementaire ; soit recommandées au regard de la doctrine de la CNIL anciennes normes simplifiées ou autorisations uniques, référentiels sectoriels, recommandations…, elles constituent alors un point de repère dont le responsable de traitement peut s’éloigner sous réserve de documenter son choix. Cet outil a été conçu comme une base de travail, à partir de laquelle le responsable du traitement peut mener sa propre analyse, selon les spécificités du traitement concerné et du contexte spécifique de la structure. Les premiers référentiels adoptés concernent le domaine de la santé hors recherche et celui de la recherche en santé. Les bonnes questions à se poser Jusqu’à quand ai-je vraiment besoin des données pour atteindre l’objectif fixé ? Ai-je des obligations légales de conserver les données pendant un certain temps ? Dois-je conserver certaines données en vue de me protéger contre un éventuel contentieux ? Lesquelles ? Jusqu’à quand puis-je faire valoir ce recours en justice ? Quelles informations doivent être archivées ? Pendant combien de temps ? Quelles sont les règles de suppression des données. Quelles sont les règles d’archivage des données ? Fiche de paie les informations obligatoires Des changements ont eu lieu sur la fiche de paie en 2018, ce qui permet désormais aux entreprises de délivrer une fiche de paie simplifié. Le nombre de lignes a été divisé par deux et les libellés sont désormais plus clairs, avec une nouvelle présentation des rubriques. Le modèle de fiche de paie doit présenter les éléments suivants cliquez sur le menu déroulant L'identité de l'employeur nom, adresse, numéro Siret, code APE ou NAF L'identité du salarié nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique L'intitulé de la convention collective applicable ou la référence au code du travail concernant les congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail La période et le nombre d'heures de travail avec une distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés, avec la mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait Dans le cas ou - par exception - la base de calcul n'est pas la durée du travail, la nature de la base de calcul du salaire La rémunération brute du salarié Source Dossier de presse du prélèvement à la source - fiches pratiques pour 2019 [PDF ; 5,17 Mo] Le montant des cotisations de protection sociale au sein de 5 rubriques santé, accidents du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage Le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales, avant déduction des exonérations et exemptions Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales La nature et le montant des accessoires de salaire » primes, avantages en nature, frais professionnels... soumis aux cotisations salariales et patronales La nature et le montant des autres versements et retenues, notamment la prise en charge des frais de transport domicile-travail Lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée, la date et le montant de l'indemnité de congés payés Le montant net à payer avant l'impôt sur le revenu, le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, le type de taux choisi personnalisé, individualisé, non personnalisé et son niveau Source Dossier de presse du prélèvement à la source - fiches pratiques pour 2019 [PDF ; 5,17 Mo] La rémunération nette La date de paiement Le montant total versé par l'employeur rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur Le montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie Source Dossier de presse du prélèvement à la source - fiches pratiques pour 2019 [PDF ; 5,17 Mo] Enfin, la fiche de paie doit également faire figurer La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée *Certaines de ces mentions peuvent varier pour les salariés affiliés au régime local d’assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. Les informations ne devant pas figurer sur la fiche de paie La fiche de paie ne peut pas faire figurer de mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou à une éventuelle activité de représentation des salariés. Le cas échéant, la nature et le montant de la rémunération de l'activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie que l'employeur fournit au salarié Lire aussi Estimez le coût d’une embauche d’un salarié en CDI, en CDD ou en apprentissage La déclaration sociale nominative DSN, une déclaration dématérialisée de la paie des salariés Les conditions de remise de la fiche de paie au salarié La fiche de paie est remise au moment du paiement du salaire, en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. Sauf cas spécifique voir ci-dessous il ne peut être exigé par l'employeur, aucune formalité de signature ou d’émargement par le salarié, en dehors - éventuellement - de celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. Á savoir Dans certains cas, la remise de la fiche de paie peut s'accompagner de modalités spécifiques lorsque l’employeur à recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative titre emploi-service entreprise TESE, chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi à caractère saisonnier, est inférieure à un mois, l'employeur n'émet qu'un seul bulletin de paie. Consultation de la fiche de paie via le compte personnel d'activité CPA Les fiches de paie émises sous forme électronique peuvent être consultées par le salarié via le service en ligne associé au compte personnel d’activité. Contestation de la fiche de paie Le salarié peut contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude, même après avoir accepté la fiche de paie. Inversement, un employeur peut demander le remboursement d'un salaire versé par erreur au salarié. Généralement, touet action de contestation d'un bulletin de paie est encadrée par un délai de prescription de 3 ans. Durée de conservation de la fiche de paie Le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée et cette précision doit apparaître clairement sur ce document. L’employeur doit quant à lui conserver un double des fiches de paie pendant au minimum 5 ans, éventuellement sur support informatique si les garanties de contrôle sont équivalentes à celles du support papier. De plus, l'employeur doit garantir la disponibilité au salarié de la fiche de paie émis sous forme électronique, pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Lire aussi Estimez le coût d’une embauche d’un salarié en CDI, en CDD ou en apprentissage publié le 22 mai 2018 à 11h46, mis à jour le 23 mai 2018 à 08h50 Soit vous êtes déjà bien au courant, soit vous en avez vaguement entendu parler vendredi 25 mai 2018, le Règlement Général de Protection des Données RGPD entrera en vigueur. Une bonne nouvelle a priori puisque que cette nouvelle règle renforce les droits individuels en donnant aux citoyens européens un contrôle total sur les données collectées, utilisées et stockées qui les concernent. Consommateurs, mais aussi salariés… Quel impact sur la gestion des données des employés ? On a tendance à l’oublier, mais au-delà des consommateurs et utilisateurs, le RGPD va renforcer la protection des données personnelles des salariés. Le règlement impose ainsi à toute entreprise, qu’elle que soit sa taille, une mise en conformité. Si les grandes entreprises s’y sont préparées depuis longtemps, TPE et PME voient la mise en place du RGPD comme une nouvelle obligation administrative complexe à mettre en place et chronophage. De nouvelles pénalités qui font peur aux entreprises Comme le rappelle le site le SIRH – l’interface entre la gestion des ressources humaines GRH et les techniques de l’information et de la communication – est le système réunissant le plus de données personnelles ». Porté par la généralisation du mode SaaS », il ouvre la porte à de nouvelles zones de risque ». Pourtant, 50 % des entreprises ne pensent pas être prêtes avant le 25 mai, 21 % craignent carrément de devoir licencier à cause des pénalités et 18 % redoutent même la faillite selon une enquête menée par le cabinet Vanson Bourne pour Veritas Technologies auprès de 900 entreprises de plus de 1 000 employés en Europe, aux Etats-Unis et en Asie. 6 réflexes à adopter un guide pratique pour les TPE/PME La CNIL et Bpifrance ont publié un guide pratique pour aider les petites structures à se mettre en conformité. Et la CNIL en a profité pour rappeler que, non, aucun couperet ne tombera le 26 mai, et que pour les TPE et PME dont le traitement des données personnelles ne sont pas le cœur de métier, l’unique critère à prendre en compte est le volume ou la sensibilité des données traitées ». Toutefois, les entreprises ne se mettant pas au diapason rapidement risquent d’avoir à payer des pénalités jusqu’à 4 % de leur chiffre d’affaires ! Comme l’explique Le Blog du Modérateur, le guide proposé résume 6 bons réflexes qui constituent une bonne protection des données personnelles d’une entreprise envers ses salariés Ne collecter que les données nécessaires Être transparent et délivrer une information claire Penser aux droits des personnes Garder la maîtrise des données récoltées Identifier les risques Sécuriser les données Une série de clauses juridiques à respecter dans chaque entreprise Plus en détails, l’entreprise et son service RH, si tant est qu’elle en est un, devra donc respecter une série de clauses prévues par le RGPD Toute structure doit être en mesure de justifier la finalité du traitement des données de ses salariés Notamment en cas de contrôle de la CNIL. Il y a évidemment la raison principale et la plus évidente – la gestion du personnel – mais l’entreprise devra également justifier de la collecte et du stockage des données concernant d’autres points. Gestion de la paie et des frais professionnels, accès aux outils et au réseau informatique, administration du personnel et de la formation, etc. Identifier les fondements juridiques justifiant le traitement des données des salarié Collecter et traiter les données des employés ne sera désormais licite que si l’entreprise peut en justifier le fondement juridique. En d’autres termes, cela signifie que chaque société devra être en mesure de se baser sur une clause juridique du RGPD. Elle pourra se baser par exemple sur l’exécution du contrat de travail ; le respect d’une obligation légale obligations sociales et fiscales de l’employeur; ou encore les intérêts légitimes poursuivis par l’employeur sécuriser la gestion des ressources humaines, de la paie et du réseau informatique, sous réserve de ne pas contrevenir aux intérêts, libertés et droits fondamentaux des salariés. Rappelons que traiter les données personnelles des salariés avec leur seul consentement ne sera pas un motif juridique valable, étant donné la relation de subordination qu’il existe entre ce dernier et la direction de l’entreprise. Déterminer la durée de stockage des données L’employeur doit désormais tenir informer ses salariés et leur fournir un certain nombre d’informations relatives au traitement de leurs données personnelles, parmi lesquelles leur durée de conservation. Le RGPD impose en effet aux entreprises que la durée de conservation des données soit limitée au minimum nécessaire à la finalité du traitement des données. Le plus simple et évident, concernant les salarié, sera la conservation des informations jusqu’à 5 ans après le terme du contrat de travail, cette période couvrant les durées de prescription relatives aux contentieux potentiels entre l’employé et son employeur. Identifier les destinataires internes et externes des données des salariés Sont concernées dans le cadre du RGPD les données des salariés transmis par l’entreprise à des tiers comme des sous-traitants ou prestataires externes paie, services externalisés… Pour les transferts de données hors Union Européenne, des mesures de protection devront être mises en place par l’entreprise ou le sous-traitant. Rappelons que ces tiers ont également à respecter les nouvelles obligations liées au RGPD. Évaluer la nécessité de procéder à des analyses d’impact relatives à la protection des données AIPD Une clause plus pointue a priori. Partant du principe que les salariés sont des personnes vulnérables », une étude d’impact AIPD permettra d’évaluer si le traitement des données engendre un risque élevé pour les droits et libertés des salariés. Par exemple, une prise décision automatisée, une surveillance systématique des salariés ou encore si les données traitées sont sensibles ou hautement personnelles… Prévoir des droits d’accès, de rectification et un droit à l’oubli » pour les salariés Comme pour toutes les données personnelles des individus dans leur ensemble, les salariés bénéficient du droit d’accès, de rectification et du droit à l’oubli concernant les données personnelles collectées les concernant. Sur le droit à l’oubli, l’employeur peut toutefois y déroger si les périodes de prescription relatives aux contentieux salariés ne sont pas encore écoulées. Veiller à mettre régulièrement à jour les notes d’informations à destination des salariés sur les données personnelles L’employeur a désormais l’obligation d’informer les salariés sur leurs droits accès, modification, oubli, la finalité, le fondement juridique du traitement de leurs données, les destinataires de ces données, leur durée de conservation, etc. Une note d’information qui doit être mise en place à faire circuler par mail, à afficher… au plus tard le 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du RGPD. Rappelons qu’en avril 2018, 67% des entreprises européennes estimaient qu’elles n’étaient pas prêtes pour le 25 mai. Espérons qu’elles le soient désormais, au risque de payer des pénalités en cas de contrôle de la CNIL. Photo / peterhowell La newsletter des recruteurs Vous êtes recruteur ? HelloWork vous aide à trouver des candidats. Découvrir nos solutions

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